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媒體邀約是指企業(yè)或者是公司根據其發(fā)生的公關事件，比如展覽展會、新品上市以及合作簽約等事宜，向特定的媒體發(fā)出邀請，如果邀請得到媒體的通過之后，那么相應的媒體就會到公司的現(xiàn)場進行實時采訪和報道，之后還會在國內的相應媒體上進行宣傳和推廣。其實媒體邀約可以簡單理解為，邀請?zhí)囟ǖ拿襟w對公司的事件進行采訪和報道，這個流程就叫做媒體邀約。

那么，企業(yè)慶典年會活動如何邀約媒體記者到現(xiàn)場報道呢?媒介易認為，企業(yè)在邀請電視媒體時，有以下幾個方面需要注意。一、根據企業(yè)所處行業(yè)領域、受眾群體分布、活動主題等來確定邀請的電視媒體的頻道和新聞欄目。

從央視到各省級衛(wèi)視再到各地方電視臺，各級電視臺都按照播出內容分為不同的頻道，有各種側重點不同的新聞欄目，其負責的媒體記者也各不相同。企業(yè)需要根據自己所處的行業(yè)領域、客戶的主流受眾、本次活動的宣傳目標、規(guī)模和預算以及活動主題來選擇合適的電視臺和電視欄目，然后與相應的媒體記者進行聯(lián)系、溝通，發(fā)出活動邀請。

二、邀請媒體時需要明確告知活動的時間、地點和主題、人物。

電視媒體接到的活動邀請是很多的，媒體記者工作十分繁忙，所以企業(yè)在媒體邀請函中一定要明確告知活動的具體時間和地點，以便媒體記者可以盡快確定時間上是否沖突。同時，因為電視臺對播出的內容審核比其他類型的媒體要更為嚴格，所以企業(yè)在告知活動主題和參與人員時務必要真實、準確，在媒體記者對于一些敏感點進行確認時，千萬不要有所隱瞞，以免最終活動報道無法播出。

三、與媒體記者建立友好的互動關系。

每一個有過人際交往的人都明白，在時間有限的時候，會把更多時間留給和自己關系好的人。在工作中也是同樣的，當同等話題度的多個活動發(fā)出邀請而活動時間又有所沖突時，媒體記者往往會選擇與自己關系更好的企業(yè)的活動。因而，與媒體建立友好的互動關系是十分重要的。如果企業(yè)尚未與電視媒體建立這種關系，也可以找媒體邀約機構來幫助邀請。

四、活動現(xiàn)場安排能夠清晰拍攝的攝像機位。

電視臺對影像質量的要求比一般視頻媒體要更高些，拍攝設備也會更大一些。為了保證拍攝效果和播出效果，需要為攝像安排能夠拍攝到整個舞臺、不受遮擋的機位。

五、有采訪需求要提前溝通。

電視媒體記者行程緊湊，如果企業(yè)想在活動結束后安排媒體對企業(yè)領導或重要嘉賓進行采訪，需要提前和媒體記者做好溝通，以便媒體記者為采訪預留時間。

六、及時提供內容真實、敘事清楚的新聞稿件。

企業(yè)需要撰寫活動的新聞稿件提供給電視媒體，作為媒體記者撰寫口播稿的參考。稿件內容必須真實客觀，敘事完整，語言清晰流暢。

把握好以上幾點，能使主辦方本次活動達到優(yōu)質的效果，邀請媒體記者可以自己邀約，也可以找媒體管家上海軟聞經驗豐富的媒體公司來，在這里提醒大家，邀約媒體記者最好提前7天左右，這樣有充足的時間來準備資料，以及確認媒體記者當天是否有時間，提前約到檔期。

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